许政办〔2005〕37号
各县(市、区)人民政府，市政府各部门：
市档案局《关于加强电子公文归档电子档案管理工作的意见》已经市政府同意，现转发给你们，请认真贯彻落实。
二○○五年三月二十九日
关于加强电子公文归档电子档案管理工作的意见
(市档案局)
我市的电子政务网络将于近期正式运行，这是我市适应国家电子政务建设和国家信息资源建设的重要举措。电子公文、电子档案作为电子政务建设的必然产物，将成为今后各级党政机关、企事业单位产生文件的主要形式，进而成为国家档案信息资源的重要源头。为保证我市电子公文、电子档案的规范管理，确保国家档案信息资源的齐全完整，根据《全国档案信息化建设实施纲要》、《许昌市电子公文归档与管理办法(试行)》、《电子公文归档管理暂行办法》等有关政策、规定，特提出如下意见：
一、充分认识做好电子公文归档电子档案管理工作的重要性和紧迫性
电子公文的归档和管理，是电子政务系统建设的核心，是检验电子政务系统成败的重要标志。同时，也是文书处理和档案工作面临的一项新内容，直接关系到电子政务环境下档案信息资源能否实现科学管理和有效利用，关系到电子政务系统运行的效率。因此，我们要从国家电子政务建设、国家信息资源建设的高度深刻认识电子公文归档管理工作的现实意义和重要作用，进一步增强做好电子公文归档电子档案管理工作的责任感和紧迫感。深入贯彻《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局第6号令)，重视政府系统办公业务资源网传输电子公文工作，特别要针对电子公文的特点，进一步研究解决保真、保密和保存等问题，使电子公文和纸质档案一样得到科学保管和有效利用。
二、统一标准，规范电子公文归档电子档案管理
各单位要对电子公文的生成、归档及定期移交进馆等环节科学管理，严格按照国家档案局《关于档案管理软件功能要求暂行规定》和《许昌市电子公文归档与管理办法(试行)》、《许昌市档案馆(室)目录数据库结构及蓍录标准(试行)》的要求，改变传统的管理手段，加强电子公文、电子档案的前端控制，统一标准，规范电子公文生成、流转、传输、归档、利用等环节的管理，统一全市档案数据的存储格式，配置符合国家标准，与档案馆档案数据库建设相配套的档案管理软件。已配置了管理软件的单位，必须到档案行政管理部门登记、备案。未配置档案管理软件的单位必须将电子公文、电子档案管理纳入电子政务建设的范围内，尽快配置相关设备及软件，确保电子公文的正常归档，保证国家档案信息数据的齐全完整和真实有效。
三、加强领导，全面推进电子公文电子档案管理工作
各级各部门要加强对电子公文、电子档案管理工作的领导，重视和支持电子政务环境下档案工作的开展，要将其作为一个整体纳入电子政务系统，以适应电子政务环境下文档一体化的发展趋势。要制定电子公文的归档范围和要求，建立健全电子公文归档和电子档案管理制度，规范管理，落实责任，各单位要确定一名分管领导为主要责任人，确定档案员和电子政务工作人员为直接责任人，认真组织实施，切实解决工作中存在的问题和困难。同时要加强对档案工作人员信息化知识及网络管理人员档案业务知识的培训。各级档案部门要做好服务，加强监督和指导，下半年市档案局协同市电子政务建设领导小组办公室进行一次专项执法检查，确保电子公文归档与电子档案管理工作与电子政务建设同步发展，为电子政务网络建设中档案资源的整合、档案数据的社会共享打下坚实的基础。使国家档案信息资源在电子政务环境下为全面实现小康社会建设进程中发挥其应有的作用。
