为加强和规范文物行政执法工作，进一步促进执法活动的规范化，不断提高我市文物行政执法工作水平，根据相关法律法规，结合工作实际，现制定《郑州市文物行政处罚案卷编制办法》。现向社会各界广泛征求意见，欢迎提出宝贵意见和建议。请于2016年7月15日前将意见、建议反馈到邮箱：zzccanquanchu@163.com
郑州市文物行政处罚案卷编制办法
一、为加强和规范文物行政执法工作，进一步促进执法活动的法制化、规范化、科学化，不断提高我市文物行政执法工作水平，根据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国行政强制法》以及《文物行政处罚程序暂行规定》，结合相关工作实际，制定本办法。
二、编制完成案卷的法制化、规范化和科学化有利于方便上级机关、有关单位和案件当事人查询，最大程度实现办案程序和办案结果的透明化，促进实现政务公开。
三、本办法所指案卷包括适用简易程序的当场处罚案卷和适用一般程序的行政处罚案卷；在办理案件过程中发现非本机关管辖，应当依法移送的案件形成的相应卷宗不在所列。
四、编制文物行政处罚案卷应当反映执法过程全貌，最终在案件办理完毕后形成完善、规范的卷宗备查、存档。卷宗封面和封底采用棕黄色硬面纸，执法文书采用A4纸，有关书证小于A4的要粘贴在A4纸上，大于A4的要折叠成A4大小，或者归入证物袋，音像资料等证据材料应当归入证物袋，一并成卷存档。卷宗编写页码，卷宗封面、封底和卷宗目录等非执法文书不编页码。编制页码用三号字、居于右上角。卷宗采用右侧三眼两线方式订卷。
封面内容包括办案单位名称、案件名称及字号、立销案时间等，办案单位名称采用二号加粗宋体字、其他字体为三号仿宋体字；封面内容居中排列。
五、适用一般程序的处罚案卷的完整卷宗应当包括卷宗封面（案卷名称及其文号）、卷宗目录、行政处罚决定书、送达回证、立案审批表、证据材料、调查终结报告、行政处罚告知书或者行政处罚听证告知书、陈述、申辩笔录或听证材料、其它相关材料、结案报告、卷宗封底（立卷、验卷情况记载，采用四号宋体字）等基本内容。
六、对外发出的文书应当编写文号。反映行政执法过程重要环节的文书应当编写文号。文号的编制形式为：地区简称＋执法类别＋执法性质＋（年份）＋顺序号。
七、执法文书除采用表格等形式必须手书填写外，一律采用电脑输入打印的形式。填写执法文书应当使用黑色笔书写。当场填写的笔录文书，当事人认为记录有误要求修改的，由当事人在修改处按压指纹；填写文书有涂改的，由当事人在涂改处按压指纹；执法文书需要当事人签名的，由当事人在其签署姓名上按压指纹，执法文书多于一页的，由当事人在页码上逐页按压指纹。照片等需粘贴文书由当事人按压骑缝指纹。
八、对外发出的有关法律文书，应当写明有关事实根据和法律依据，并加盖文物执法机关印章，签署日期，必要时附上负责具体处理部门的联系人、联系地址。填写法律依据，法律名称用全称或者规范化简称，引用法条写明条、款、项。
九、当事人及证明人提供的证据材料，由提供人在材料上签章或者案件承办人注明有关情况。案件承办人调取的证据为原件、原物的复制品，由提供人在复制品上签章，并注明“与原件（物）相同”字样或者文字说明。。
十、适用简易程序的当场处罚案卷单独立卷，规则等同适用一般程序的处罚案卷；当场处罚决定书为格式化填空式文书。
十一、行政处罚决定书是依法对当事人作出行政处罚决定的文书。
（一）格式要求：1.当事人基本信息；2.正文。
（二）书写要求：
1.对违法事实的描述应当全面、客观，阐明违法行为的基本事实，即何时、何地、何人、采取何种方式或手段、产生何种行为后果等；列举证据应当注意证据的证明力，对证据的作用和证据之间的关系进行说明。
2.应当对当事人陈述申辩意见的采纳情况及理由予以说明；对经过听证程序的，文书中应当载明。
3.作出处罚决定所依据的法律、法规、规章应当写明全称，列明适用的条、款、项、目并引用法条原文。处罚决定应当写明参照相应行政处罚裁量标准的理由。
4.有从重、从轻或者减轻情节，依法予以从重、从轻或者减轻处罚的，应当写明理由。
5.载明当事人申请行政复议和提起行政诉讼等救济途径。
十二、送达回证是执法机关将执法文书送达当事人的回执证明文书。
（一）格式要求：1.送达回证为表格式文书；2.表格内容包括送达文书名称、送达人、受送达人及送达时间和地点。
（二）书写要求：1.送达人指执法人员；2.受送达人指案件当事人；3.收件人不是当事人时，应当在备注栏中注明其身份和与当事人的关系；4.不是直接送达的，将相关送达手续在备注栏中注明并予以粘贴。
十三、立案审批表是在办理一般程序案件中，用以履行报批立案手续的文书。
（一）格式要求：1.表格式文书；2.表格内容包括当事人基本信息、基本案情及建议立案理由、办案机构及主管领导意见。
（二）书写要求：
1.立案理由在简述基本案情基础上，应当符合《文物行政处罚程序暂行规定》第十二条规定。
2.执法机关负责人应当写明是否立案的明确意见，同时指定两名以上办案人员，并明确主办人员。
3.各意见栏必须写明具体意见、签写姓名、日期。
十四、行政执法询问笔录是为查明案件事实，收集证据，而向当事人调查了解有关案件情况的重要文字记载。
（一）格式要求：1.填空式文书；2.填空内容包括当事人基本信息、案件承办人基本信息、询问记录；3.询问记录为问答式。
（二）书写要求：
1.询问笔录应当载明对被询问人陈述申辩、申请回避及拒绝回答无关问题等合法权利，应当记录被询问人提供的与案件有关的全部情况，包括案件发生的时间、地点、情形、事实经过、因果关系及后果等。
2.询问时应当有两名以上执法人员进行，与被询问人一问一答。询问人提出的问题，如被询问人不回答或者拒绝回答的，应当写明被询问人的态度，如“不回答”或者“沉默”等，并用括号标记。
3.询问笔录多于一页的，由当事人和执法人员逐页签名。
十五、证人证言笔录是为查明案件事实，收集证据，向相关人员调查了解有关案件情况的文字记载，内容格式要求同上述行政执法询问笔录。
十六、现场检查（勘验）笔录是执法人员对与涉嫌违法行为有关的物品、场所等进行检查或者勘验的文字图形记载和描述。
（一）格式要求：1.填空式文书；2.填空内容包括当事人基本信息、案件承办人基本信息、检查（勘验）情况记录。
（二）书写要求：
1.现场检查（勘验）笔录应当对所检查的物品名称、数量、规格或所勘验的现场具体地点、范围、状况等作全面、客观、准确的记录。
2.需要绘制勘验图的，可另附纸。
十七、对现场拍摄的照片和摄像、录音等视听资料应当与现场检查（勘验）笔录一致，并可做出相应文字说明。文字说明包括制作时间、地点、内容、拍摄方向，拍摄、录音人等。拍摄视听资料采用数码工具的，拍摄设备应当在500万像素以上。
十八、先行登记保存审批表是在证据可能灭失或者以后难以取得的情况下，对证据先行登记保存的文书。
（一）格式要求：1.表格式文书；2.表格内容包括当事人基本信息、基本案情、建议先行登记保存理由、拟保存物品基本规格、数量等情况及拟保存地点、办案机构及执法机关负责人意见。
（二）书写要求：1.制作先行登记保存审批表，应当详细载明办案人员意见并列举保存物品种类、数量等基本信息以及保存期限、地点等内容；2.执法机关负责人应当签署明确意见。
十九、登记保存物品处理通知书是对被登记保存的物品作出处理决定并告知当事人的文书。
（一）格式要求：1.填空式文书；2.填空内容包括先行登记保存理由、拟保存物品基本规格、数量等情况及拟保存地点。
（二）书写要求：处理通知书应当写明当事人姓名（或名称）、登记保存作出的时间及具体处理决定。
二十、登记保存物品清单是载明被保存物品的名称、规格、数量等基本信息的文书。
（一）格式要求：1.填空式文书；2.填空内容包括先行登记保存物品基本规格、数量等情况及拟保存地点。
（二）书写要求：1.物品清单一式两份；2.办案人员、当事人及相关人员签名或盖章，当事人拒绝签名、盖章或者拒收物品清单的，办案人员在清单上签名并注明情况。
二十一、执法机关委托其他文物行政机关或者其他行业执法机关协助调查的，应当出具本执法机关负责人签发的委托函。
（一）格式要求：1. 写明其他文物行政机关或者其他行业执法机关名称或者规范化简称；2.正文。
（二）书写要求： 1.对违法事实全面、客观、简要描述描述；2.具体委托内容。
二十二、执法机关委托有关机构对专业性问题作出鉴定的，应当出具执法机关负责人签发的委托函。
（一）格式要求：1.写明专业机构名称或者规范化简称；2.正文。
（二）书写要求：1.对违法事实全面、客观、简要描述；2.具体委托内容。
二十三、调查终结报告是在案件调查结束后，办案人员就案件调查经过、证据材料、调查结论及处理意见报请执法机关负责人审批的文书。
（一）格式要求：1.表格式文书；2.表格内容包括案由、当事人基本信息、基本案情、办案人员拟处理意见、办案机构及执法机关负责人意见。
（二）书写要求：
1.办案人员根据案件调查情况和有关法律、法规和规章的规定提出处理意见。据以立案的违法事实不存在的，应当写明建议终结调查并结案等内容；对依法应给予行政处罚的，应当写明给予行政处罚的种类、幅度及法律依据和相应行政处罚裁量标准参照；从重、从轻或者减轻处罚的，应当写明理由。
2.对重大、复杂或者争议较大的案件，应经执法机关的负责人集体讨论。
二十四、重大案件集体讨论记录是记载会议发言记录的文书。
（一）格式要求：1.会议时间、地点、与会人员基本信息；2.基本案情、办案人员拟处理意见、经与会人员集体讨论拟定意见；3.与会参与讨论人员签名。
（二）书写要求：经集体议决初步决定对当事人是否行政处罚和如何行政处罚，由会议讨论人员签名生效。
二十五、责令改正通知书是执法机关依据有关法律、法规的规定，责令违法行为人立即或在一定期限内纠正违法行为的文书。
（一）格式要求：1.填空式文书；2.填空内容包括当事人基本信息、案件承办人基本信息、当事人违法行为及应当依法改正的法律依据；3.具体改正事项内容及时限要求。
（二）书写要求：
1.责令改正通知书应当写明改正的具体要求、时限和法律依据。
2.法律、法规规定责令改正为行政处罚前置条件的，应当在责令改正通知书中注明逾期不改正的，执法机关将依法处理。
二十六、行政处罚事先告知书是执法机关在作出行政处罚决定前，告知当事人拟作出的行政处罚决定的事实、理由、依据以及当事人依法享有的权利的文书。
（一）格式要求：1.当事人基本信息；2.正文。
（二）书写要求：
1.行政处罚事先告知书应当写明当事人的违法事实及依据、违反的法律条款、拟作出行政处罚的种类、幅度及法律依据和相应行政处罚裁量标准参照，并告知当事人享有的陈述和申辩的权利及法定期限，并注明联系人、电话和执法机关地址等。
2.对违法事实的描述应当完整、明确、客观，不使用结论性语言。
3.案件符合听证条件，执法机关应当同时制作行政处罚听证告知书，告知当事人享有要求举行听证的权利及法定期限，并注明联系人、电话和执法机关地址等。
二十七、行政处罚听证会通知书是执法机关决定举行听证会并向当事人及依情况向社会公众告知听证会事项的文书。
（一）格式要求：1.填空式文书；2.填空内容包括当事人提出行政处罚听证的申请、行政执法机关同意情况；3.召开行政处罚听证会的时间、地点。
（二）书写要求：行政处罚听证会通知书中应当告知当事人及社会公众举行听证会的时间、地点、方式（公开或不公开）、主持人的姓名、工作单位及职务以及可以申请回避和委托代理人等事项。
二十八、听证笔录是执法机关对听证过程和内容的文字记载。
（一）格式要求：1.填空式文书；2.填空内容包括当事人基本信息、案件承办人基本信息、主持人及其他听证人员情况、听证记录。
（二）书写要求：
1.听证记录应当写明办案人员提出的违法事实、证据和处罚意见，当事人陈述、申辩的理由和是否提供新的证据，证人证言、质证过程等内容。
2.办案人员、当事人或其委托代理人应当在笔录上逐页签名或盖章并在尾页注明日期；证人应当在记录其证言之页签名并按压指纹。
二十九、行政处罚决定审批表是在综合重大案件讨论意见、充分听取研究当事人陈述、申辩意见和召开案件听证会的基础上，最终形成对当事人做出有关行政处罚等行政处理的结论性意见和建议，报请执法机关负责人审批的文书。
（一）格式要求：1.表格式文书；2.表格内容包括当事人基本信息、基本案情及拟予以行政处罚建议、办案机构及执法机关负责人意见。
（二）书写要求：
1.办案人员应当简述案情、写明履行行政处罚事先告知和听证告知等执法程序情况以及当事人提出陈述、申辩意见或听证情况。
2.办案人员应当提出维持或变更行政处罚事先告知书所拟作处罚决定的处理建议。
3.执法机关负责人应当签署是否行政处罚以及行政处罚种类、数额等明确意见。
三十、履行行政处罚决定催告书是执法机关申请人民法院强制执行前催告当事人履行义务的文书。
（一）格式要求：1.填空式文书；2.写明当事人。
（二）书写要求：履行行政处罚决定催告书应当写明当事人姓名（或名称）、送达行政处罚决定书情况、履行义务的方式及数额等，并加盖执法机关印章。
三十一、强制执行申请书是执法机关向人民法院申请强制执行的文书。
（一）格式要求：1. 填空式文书；2. 写明人民法院名称。
（二）书写要求：强制执行申请书应当写明申请人及被申请人基本情况、作出行政处罚决定及送达情况、申请执行内容，由执法机关负责人签名并加盖执法机关印章。
三十二、行政处罚结案报告是案件终结后，执法人员报请执法机关负责人批准结案的文书。
（一）格式要求：1.表格式文书；2.表格内容包括当事人基本信息、基本案情及行政处罚情况、办案机构及执法机关负责人意见。
（二）书写要求：结案报告应当对案件的办理情况进行总结，对给予行政处罚的，写明处罚决定的内容及执行情况；不予行政处罚的应当写明理由；予以撤销案件的，写明撤销的理由。
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