郑州市气象局档案管理实施细则

     第一章 总则

     第一条，为健全我局的档案工作，提高档案质量和管理水平，有效地保护档案，积极开展档案的利用，根据《档案法》，结合我局实际，特制定本档案管理实施细则。

     第二条，档案工作是单位工作的重要组成部分，档案工作应遵循统一领导，分级管理的原则，把档案工作纳入本单位的事业发展规划和年度计划，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保证。

     第三条，本局各科室和个人都有维护档案的完整和安全的义务，有权对违反档案法律、法规的行为进行阻止。

     第二章 档案工作机构及职责

     第四条，单位的档案工作由分管领导直接领导，办公室具体负责，局设立综合档案室，设兼职档案员。综合档案室的主要任务是：

     1、制定我局档案工作的规章、制度、办法，使档案逐步实现规范化、标准化和现代化管理。

     2、指导、监督、检查、协助全局各类人员做好文件材料的形成、积累和整理归档工作。检查、验收档案是否完整、准确、系统。

     3、负责档案的接收、编目、标引、鉴定、保管、统计、提供利用和编研等工作，办理档案的借阅，负责档案的安全，做好档案的保密工作。

     4、编制检索工具和参考资料，提高档案的利用效率，开辟档案为科研服务的新途径。

     5、承办档案鉴定、销毁工作。

     第五条，档案的业务受郑州市档案局和上级业务部门的监督和指导。

     第三章 档案的管理

     第六条，凡属归档范围的各种文件材料，均按下列规定进行整理：

     1、文书档案及气象记录档案：按年度、时间等主要特征立卷。

     2、科技档案：基建、科研按项目立卷，设备仪器按型号立卷归档。

     3、会计档案：按年月的报表、帐册、凭证分别立卷。

     4、照片、音像、奖杯、锦旗、计算机软盘等非纸质载体的档案，设特种载体类，按类分专题归档。

     第七条，实行集中统一管理，不得分散保存。各科室整理完毕后，应定期向综合档案室移交。

     第八条，各类文件材料分别按下列时间立卷归档：

     1、文书档案及气象记录档案，于次年4月底移交综合档案室归档。

     2、基本建设中形成的图纸文件、科研项目和文件在项目完成后归档，设备仪器资料在安装运作后随时向档案室移交归档。

     3、会计档案按规定立卷归档。

     4、照片、图像、实物材料应随时向档案室归档。

     第九条，档案室接收的档案，应符合下列要求：

     1、应归档的各类材料要齐全、完整。

     2、归档的各类材料，要保持它们的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷、案卷标题简明确切，便于保管和利用。

     3、符合国家档案部门规定的立卷原则和案卷质量标准。

     第十条，各科室向综合档案室移交档案时，交接双方应根据移交目录清点核对，并履行签字手续。

     第十一条，建立和健全分类、整理、保管、鉴定、销毁等各项管理制度，对所藏档案应全面进行系统的排列和编目。

     1、各科室和载体的档案统一为一个全宗。

     2、根据文件材料的内容和载体的不同，结合本局的实际情况，制定统一的分类方案。

     3、案卷按不同门类、载体和不同保管期限分别排列，并按排列的顺序编制案卷号。

     4、其它档案按业务方面的要求执行。

     第十二条，档案室应根据有关规定，编制本系统的档案材料保管期限表，确定每份档案的保管期限。

     第十三条，档案鉴定领导小组负责对所保管的档案进行鉴定。对鉴定后需销毁的档案，要造具清册，经分管领导批准后由2人以上在指定地点监销，并在销毁清册上签字。

     第十四条，建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。

     第十五条，建立全宗卷，将立卷说明、分类方案、鉴定报告、销毁清册、交接凭证、检查记录、全宗介绍等材料放入全宗卷。

     第十六条，制定档案的保管措施，落实必要的档案保管设施，设施必须符合下列要求：

     1、有专用档案室并与阅览、办公分开。

     2、档案室要符合国家标准和要求，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。

     3、根据工作需要配备必要的现代化管理档案设备。

   第四章 档案的利用和分布

    第十七条，档案工作人员应编制必要的检索工具，熟悉所藏档案资料，为本单位领导制定决策和科室开展工作服务。

    第十八条，档案开发利用按以下形式进行：

    1、内部借阅。

    2、外单位借阅必须凭单位有效证件，并经领导批准，一般情况下不予出借。

    3、对档案资料进行信息加工。