一、文件、材料收集归档制度

（一）收集归档范围

本单位在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本单位关系密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求归档。

1、本级文件

（1）各种会议的会议记录、会议纪要。

（2）工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。

（3）各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。

（4）向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。

（5）各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。

（6）各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。

（7）各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。

（8）反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。

（9）电报、重要电话记录、机关工作日记。

（10）年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。

（11）本单位制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。

（12）有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。

（13）重要的人民来信及处理材料。

（14）本单位编辑、出版的书刊、资料样板。

（15）本单位干部任免、呈批表、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。

2、上级文件材料

（1）上级(包括各部门及派驻本单位的调查组、检查组、工作组，下同)有关本单位工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。

（2）各级领导同志、人民代表、政协委员视察本单位时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。

（3）上级发给本单位的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。

（4）上级报刊刊载有关本单位情况的文章。

3、同级文件材料

（1）有关单位与本单位联合召开会议，共同进行工作，协作查处案件或问题共同署名的文件材料。

（2）有关单位与本单位签订的合同、合约、协议。

（3）有关单位与本单位涉及比较重要的工作或问题的来往文书。

（4）有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。

4、下级文件材料

（1）年季度工作总结、重要的专题工作总结。

（2）重要的调查报告、检查报告、典型材料，比较重要的工作经验、重要的请示、法规性的备案文件。

（3）重要的名册、登记表。

（4）大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。

（二）归档份数

文书档案一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。

（三）归档时间和方法

1、凡各部门发出的文件，由各部门有关人员收集，交由档案室归档。

2、一项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束，一个问题已解决等)，由各部门有关人员，将进行该项工作形成的全部文件材料，系统整理后送交档案室归档。

3、外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时交由档案员归档。

4、年度工作总结、各种年报、党员、干部名册，应于翌年一月底前交文书档案归档。

5、每年进行一次全面、彻底的归档，各部门要把上一年应归档而未归档的全部文件材料移交档案室归档。

（四）归档要求

1、应归档的文件、材料应由各部门办公室收集齐全。

2、正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。

3、归档文件材料注意：检查应盖公章是否盖了，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。

4、归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件。

5、归档的照片、录音带、录像带要写上文字说明。

6、凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。

二、档案借阅制度

（一）本单位各部门借阅档案，必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。

（二）外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。

（三）机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。

（四）查阅各门类档案应在档案室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经部门负责人批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。

（五）珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。

（六）凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。

三、档案保密制度

（一）档案是国家的宝贵财富，单位各门类档案本身具有机要性质，因此，档案部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密十条原则，确保档案的安全。

（二）凡是利用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。

（三）借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。

（四）利用绝密、机密档案以及其他技术文件材料，须严格履行审批手续，未经批准的，严禁提供利用。

（五）外单位查阅档案，需持介绍信经单位领导和主管部门批准。复制档案和外供图纸和技术文件，统一由单位档案室严格按照审批手续提供，任何单位和个人一律无权外供。对于擅自向外转借、提供图纸资料和技术文件等档案材料者，必须追查责任，对于严重损害国家和单位利益者，要依法追查刑事责任。

（六）发现有关泄密事件，应立即报告，及时追查。

（七）不允许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。

（八）不允许将机密文件带回家中和到档案室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友，出入公共场所。

（九）单位领导和保密小组要定期检查保密工作，总结经验，堵塞漏洞，严防失密、泄密发生。

四、档案复制制度

（一）本单位职工因工作需要复制一般文件材料时要经档案室审批；本单位职工复制本职工作范围以外的档案，需经有关业务部门负责人同意；复制机密档案材料（局会议记录等）须经分管档案工作的局领导审批后方可复制。

（二）外单位一般不予复制，确因工作需要应持单位介绍信，经单位负责人同意方可复制。

（三）复制后要及时进行登记。

五、档案销毁制度

（一）档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。

（二）档案销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴定。

（三）经过鉴定确需销毁的档案，必须严格执行审批制度，履行批准手续。

（四）档案的销毁，必须在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》和《案卷目录登记簿》上注明“已销毁”。