| 索 引 号：005308098/2015-00021 | 主题分类：组织机构/机构职能/机构职能 | |
| 发布机构：新密市人力资源和社会保障局 | 关 键 词：组织,机构,职能,档案管理 | |
| 文 号：新密人社〔2015〕30号 | 成文日期：2015-03-26 | 发布日期：2015-03-30 |
| 体 裁：通知 | 生效日期：2015-03-26 | 废止日期 |
各乡（镇）、街道办事处，尖山风景区管委会，市直各部门，各企事业单位：
为进一步规范我市机关和企事业单位工人档案管理，维护人事档案的严肃性和权威性，有效地保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》和中组部、国家档案局《干部档案工作条例》及《郑州市劳动用工条例》有关规定，现就加强全市机关、企事业单位工人档案管理工作通知如下：
一、指导思想
全市机关、企事业单位工人档案管理工作的指导思想是：集中统一管理、提高工作效率、节约管理成本、规范档案使用，防止档案资料出现遗失、损毁、失密、泄密、涂改、造假等不良现象，更好地为机关、企事业单位职工提供档案服务。
二、管理机构和范围
按照“集中统一、分级负责”的原则，全市机关、企事业单位工人档案由市人才劳力管理服务中心（以下简称市人力中心）实行集中统一管理，具体负责工人档案的收集、整理、保管、利用、传递等工作。
工人档案管理的范围是：全市机关和事业单位（教育、卫生系统除外）工人身份的档案；原国有、集体改制企业工人档案；凡因各种原因流落在单位或个人手中的工人档案，须在限定的时间内向市人力中心移交，由市人力中心负责鉴别、登记、归档，纳入集中统一管理。
三、管理内容
工人档案由历史地、全面地反映工人情况的材料组成。内容及其分类：
第一类 招工、录用材料，军人入伍、退伍安置材料，技校招生、分配材料，临时工选招、集体工调转劳动合同制工人材料，恢复公职材料，劳动合同，调动转移材料；
第二类 转正定级、工资调整、保险福利待遇材料；
第三类 体检表及工伤证明、职业病病情材料；
第四类 鉴定、考核、考察材料；
第五类 学历、学绩、培训材料，革新发明、技术考核、评定岗位技能材料；
第六类 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；
第七类 奖励、处分材料，终止、解除劳动合同或辞退材料，辞职、停薪留职、退休退职材料。
四、档案材料的收集、鉴别与归档
（一）收集、鉴别。各单位要及时收集工人调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映职工德、能、勤、绩的材料，充实档案内容。各单位收集的工人档案资料必须是组织上形成的，或者是组织上认可的材料，未经组织上同意，个人提供的材料不得收集。收集的调动、考察考核、培训、奖惩等材料，必须经过认真鉴别，确保归档材料真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。
（二）归档。各单位要建立主动送交工人档案材料归档的工作制度，及时将新形成的工人档案材料送交市人力中心归档。凡调资、年度考核、奖惩等新形成的档案资料，须在三个月内及时送交市人力中心归档；需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后归入个人档案；不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可区别情况予以处理。
五、档案的提供利用
因工作原因需要查阅和借用工人档案的，须遵守以下规定：
（一）查阅。查阅单位或个人填写《查阅职工档案审批表》，由所在单位人事负责人签署意见并加盖单位公章后方可查阅。查阅后，根据需要出具《档案查阅证明》。
查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。
（二）借阅。档案一般不外借。如必须借出使用时，须由借阅人填写《借阅职工档案审批表》，经市人力中心主管领导批准，履行借用登记手续。相关业务部门需要使用档案时，由市人力中心密封加盖骑缝印章后方可借出。使用部门拆阅档案后，重新密封加盖骑缝印章后，退回档案管理部门。
借出的档案要妥善保管，不得交无关人员翻阅，不得转借、复制，须在限定的时间内归还，逾期者须履行续借手续。借出档案若出现涂改、损坏、篡改等问题，档案管理部门可以拒收借出档案。
（三）传递。单位因职工调动、辞退、解除劳动合同或被开除需转出档案者，由单位提供相关证明材料后，严格履行登记手续，方可办理档案转出手续。转出的档案必须完整齐全，并按规定整理装订、密封。在档案转出过程中，要严格执行转递制度，避免产生“无头档案”。
（四）利用。一般情况下，相关业务部门凭市人力中心出具的《档案查阅证明》办理人事调动、岗位管理、工资调整、社会保险、工考晋级、职称评定、退休退职等手续；需要了解档案原始信息的，由市人力中心复印档案资料，并加盖印鉴；确需使用档案和传递档案的，按借阅、传递程序办理。
六、具体要求
（一）提高认识，高度重视。工人档案管理工作事关职工个人切身利益，各单位一定要高度重视、认真对待，认真细致清查本单位保存的工人身份的档案，确保人事档案真实完整。
（二）认真收集，限时移交。各单位或个人必须在2015年6月30日前履行工人档案移交手续，逾期不移交者，档案管理部门不再接收。今后，办理人事调动、岗位管理、工资调整、社会保险、工考晋级、职称评定、退休退职等手续时，不再受理单位或个人提供的工人档案。
（三）加强管理，优质服务。各单位工人档案移交后，市人力中心要加强档案日常管理，规范档案使用行为，为各机关、企事业单位和个人提供优质高效的档案服务。
2015年3月26日
